La gestión del tiempo es uno de los caballos de batalla de los despachos de abogados y asesorías legales. Siempre se hace necesario mejorar la productividad ante la gran carga de trabajo a la que los despachos se hallan sometidos. Una de las técnicas más simples, pero también más efectivas, en la optimización del tiempo es el método Pomodoro. Este método, desarrollado por Francesco Cirillo en la década de 1980, se basa en dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos, seguidos de breves descansos. Se trata de trabajar en intervalos de 25 minutos, sin interrupción ni distracciones, seguidos de descansos de 5 minutos, teniendo como objetivo establecer metas claras, mejorar la concentración y optimizar la productividad en cualquier tipo de tarea. Los intervalos de tiempo se denominan “pomodoros” y una vez cumplidos cuatro de ellos se pueden hacer pausas prolongadas de entre 15 a 30 minutos, siempre y cuando se hayan completado los primeros cuatro intervalos de trabajo consecutivos.
Cirillo, un ingeniero informático especialista en consultoría y coach de negocios, ideó su método mientras cursaba la universidad y medía su tiempo con un temporizador en forma de tomate (“pomodoro”). La técnica Pomodoro es efectiva por una simple razón: se aprende a manejar el tiempo. Muchas veces tardamos 2 horas en terminar un trabajo que puede hacerse en una sola hora porque nos distraemos mucho, interrumpimos la tarea principal para hacer otras más pequeñas o simplemente nos cansamos y realizamos descansos muy largos.
La técnica Pomodoro ayuda a:
- Hacer que el tiempo sea nuestro aliado.
- Optimizar el rendimiento, ya que podrán hacerse más cosas en menos tiempo.
- Evitar sentirse presionado porque se sabe a la perfección cuánto tiempo se necesita para realizar ciertas tareas y cuándo se debe empezar a hacerlas.
- Lograr que hayan menos distracciones.
La técnica Pomodoro es una herramienta excepcional para aumentar la productividad y mantener la concentración en tareas específicas. Sin embargo, su aplicación óptima depende en gran medida del tipo de trabajo que se está realizando y del estilo personal de trabajo; pero, está claro, que es muy adecuada en los siguientes casos:
- Tareas que requieren concentración profunda: Si se está trabajando en proyectos que demandan un alto nivel de concentración y enfoque, como la escritura, la programación o el diseño, la técnica Pomodoro puede ser especialmente efectiva. Dividir estas tareas en intervalos de tiempo definidos ayuda a evitar la fatiga mental y a mantener una alta calidad de trabajo a lo largo del día.
- Tareas repetitivas o monótonas: Incluso para tareas que pueden parecer simples o monótonas, como responder correos electrónicos o realizar llamadas telefónicas, la técnica Pomodoro puede ser útil para mantener la concentración y evitar distracciones.
- Para combatir la procrastinación: Si se tienen dificultades para empezar una tarea o se tiende a procrastinar, la técnica Pomodoro puede ser un excelente método para vencer la resistencia inicial. Al dividir la tarea en intervalos de tiempo manejables y establecer descansos regulares, resultará más fácil dar el primer paso y mantenerte enfocado.
- En espacios donde se deben evitar distracciones frecuentes: Si se trabaja en un entorno con muchas distracciones, como una oficina abierta o un espacio de trabajo compartido, la técnica Pomodoro puede ayudar a bloquear esas distracciones y mantener la concentración en las tareas prioritarias.
- Para mejorar la gestión del tiempo: Incluso si ya se es bastante organizado, la técnica Pomodoro puede proporcionar una estructura adicional para el día a día en el trabajo, ayudando a priorizar tareas, gestionar el tiempo de manera más efectiva y mantener un equilibrio entre trabajo y descanso.
Sin duda, la técnica Pomodoro es versátil y puede aplicarse en una amplia variedad de situaciones laborales y personales; además que se puede adaptar su uso según las necesidades y preferencias individuales.
Para poner en práctica este método es conveniente:
1.- Realizar una lista de las tareas pendientes y conseguir un temporizador.
2.- Configurar el temporizador 25 minutos y concentrarse en una sola tarea hasta que el conteo llegue a su fin.
3.- Cuando termine la sesión, marcar el primer pomodoro y registrarlo como completado. Ahora, se puede descansar 5 minutos.
4.- Cuando se hayan completado cuatro pomodoros, se podrá tomar un descanso más largo, de entre 15 a 30 minutos.
Si bien los intervalos de trabajo de 25 minutos son el núcleo de la técnica Pomodoro, ésta también se compone de algunas reglas para aprovechar al máximo cada sesión:
1.- Desglosar proyectos complejos. Si una tarea requiere de más de cuatro pomodoros para completarse, entonces hay que dividir la actividad en pasos más pequeños.
2.- Las tareas pequeñas van juntas. Cualquier actividad que requiera menos de un pomodoro puede combinarse con otras tareas simples.
3.- Una vez establecido un pomodoro, no puede romperse. Para que la técnica Pomodoro funcione no debe haber ninguna interrupción ni distracción. Cualquier actividad, idea o tarea que surja debe tomarse en consideración para volver a ella más tarde.
Si una interrupción es inevitable, entonces hay que tomar un descanso de 5 minutos y comenzar de nuevo. De igual forma, se puede hacer un seguimiento de las interrupciones a medida que ocurren, para reflexionar cómo evitarlas en la próxima sesión. En caso de completar alguna actividad o tarea antes de que suene el temporizador, se debe continuar aprovechando el tiempo para aprender o mejorar las propias habilidades con respecto al objetivo establecido.
