¿Qué es una factura electrónica?
Si por “factura” entendemos el justificante que corresponde a una entrega de bienes o una prestación de servicios, cuando hablamos de “factura electrónica” nos referimos al documento que replica los mismos efectos legales que los del formato papel, pero que se genera en un formato electrónico con ciertas características que aseguran su autenticidad e integridad.
Existen dos formatos de factura electrónica:
Factura electrónica no estructurada: equivale básicamente a una imagen digital (pdf, factura en papel que se ha escaneado, etc.) y para su gestión y procesamiento es necesaria una intervención manual o un proceso de OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Aunque son facturas electrónicas por formato, el nombre lleva a confusión, ya que no se basan en un formato estandarizado.
Factura electrónica estructurada: utiliza un formato estándar de lenguaje XML (como UBL o Factura-e, EDIFACT, etc.) lo que permite que se genere automáticamente a partir de un sistema o software de facturación y se tramite de forma también automática por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
La facturación electrónica es un paso relevante en la transformación digital de los negocios, especialmente en el caso de las pymes, y se afianza cada vez más como una palanca de la Administración en la lucha contra la morosidad. En este sentido, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre) ampliará de forma relevante su aplicación, ahora sólo obligatoria en el ámbito de relación entre empresas y Administración, para ampliarla obligatoriamente también a todos los intercambios entre empresarios y profesionales.
¿Cómo se hace una factura electrónica?
Los beneficios de adoptar la facturación electrónica se ven acrecentados por el uso de un programa de facturación electrónica que facilita extraordinariamente esta tarea y da una respuesta sencilla a las dudas de cómo hacer una factura electrónica o cómo se factura electrónicamente.
¿Quién está obligado a presentar factura electrónica?
La obligación de emitir facturas electrónicas ha conllevado una unificación a efectos prácticos: la elaboración de un estándar europeo de factura electrónica CEN-TC/434, de uso obligatorio en los países que integran la Unión Europea. Este paso en la facturación B2G (Business to Government) viene a apuntalar el camino iniciado en otros países, como es el caso de Italia, en la transformación digital de los negocios.
El sistema de facturación electrónica ha tenido en nuestro país diversas fases, marcadas en sus inicios por el Art. 4 de la Ley 25/2013 de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, mediante el cual los proveedores que entregan bienes o prestan servicios a la Administración Pública pueden expedir y remitir factura electrónica.
A través de un modelo que empuja a todas las Administraciones Públicas hacia la transformación digital se afianza, en paralelo, la digitalización de los procesos administrativos empresariales, imprescindible conforme las empresas buscan rentabilidad y eficiencia en sus negocios. El impulso de la e-factura B2B (entre empresas) tiene su máximo precursor en esta iniciativa, y representa un impulso de vital trascendencia en la lucha contra la morosidad.
En clave futura, el Ministerio de Economía y Empresa destaca la relevancia de su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), como segmento más importante del tejido empresarial español y europeo. En este sentido, es relevante la llegada de la Ley Crea y Crece, que ampliará el uso actual de la factura electrónica (obligatoria sólo en B2G) y obligará a su implantación entre empresarios y profesionales (B2B).
Además de incorporar novedades relevantes en la creación de nuevas empresas, la Ley Crea y Crece supone un paso más allá para la facturación electrónica, dado que recoge un punto específico que apunta a su obligatoriedad para empresarios y profesionales, en el contexto de sus transacciones y sin tener en cuenta el importe.
El desarrollo reglamentario con el contenido y especificaciones técnicas está pendiente de aprobación, y ha sufrido varios retrasos. A partir de su publicación se determinarán no sólo los detalles de aplicación sino también el calendario previsto para su implantación, que a falta de su confirmación seguirá los siguientes hitos:
- A lo largo de 2023: aprobación del desarrollo reglamentario (detalles técnicos y alcance exacto).
- Un año a partir del desarrollo reglamentario: implantación de la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales con facturación superior a 8 millones de euros anuales.
- Dos años desde el desarrollo reglamentario: implantación en el resto de empresas.
Beneficios de la facturación electrónica
La lucha contra la morosidad dispone de una herramienta más que eficaz en la facturación digital. Pero no sólo eso: tal y como indica el Gobierno de España (Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital) las ventajas específicas de la facturación electrónica para las empresas son múltiples, y se sustentan en:
- acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro, a la vez que facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas, y un menor número de errores humanos relacionados con una gestión manual (duplicidades, omisiones, etc.).
- eliminar costes de impresión y envío postal, el consumo de papel y su almacenamiento, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente.
- mejorar el servicio al cliente.
- contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Por todo ello, cada vez más, las empresas confían en software de facturación que les permita cumplir con los requisitos normativos a la vez que disfrutar de todas estas ventajas.
